POR: LUCERO MALDONADO
FOTOGRAFÍAS: ANDRÉS SALAZAR
Tres mujeres han revolucionado la industria de los eventos con Judy Amado como pionera, en el camino se sumaron Cristina y Vivi y crearon The Planners Firm, tres años potenciándose como empresa en un nicho que requiere experiencia, especialización y metodología ágil para concatenar un sueño en realidad para ejecutar con la presión del tiempo, el clima, los contratiempos y las emociones.
Continúan expandiéndose además de Panamá, a eventos en Cancún, Puerto Rico y Cartagena, entre otras ciudades. Celebraciones a lo grande con artistas internacionales como Olga Tañón y Pitbull, por nombrar dos, porque la lista es larga. Para Judy, el evento más retador ha sido la inauguración de una hidroeléctrica en Gualaca, Chiriquí, de magna complejidad por su inaccesibilidad. Pero no por cerca es más fácil, pues para Cartier transformaron el lobby del Museo del Canal en dos ambientes fantásticos cubriendo de piso a techo el espacio transportando a los invitados a un viaje en el tiempo.
¿QUÉ LAS LLEVÓ A UNIRSE?
JUDY: Cuando me encargué de la gerencia del American Trade, convertí el hotel en la casa de los wedding planners: fue el primer hotel que le dio a las wedding planners habitación para cambiarse, vestirse y dormir si se querían quedar, les daba cafecito, empanaditas, les ponía a su disposición personal de montaje y para desmontaje. Un día las convoqué a unirnos, aunque éramos competidoras teníamos una buena relación y cuando les surgía un problema me llamaban. También les refería clientes. Cada diciembre nos reuníamos a celebrar, pasados dos años les volví a preguntar y esa vez me dijeron que sí. Pensé que sería mejor ser 3, para tomar decisiones los números pares son un problema en las sociedades, tiene que haber alguien que haga el balance.
USTED YA ERA RECONOCIDA ¿POR QUÉ LAS INVITÓ?
JUDY: Yo no tenía un relevo generacional, y la posibilidad de continuar lo que había hecho en valor reputacional no podría aprovecharse, mi relevo se iba a perder.
Se me ocurrió que las ideales eran ellas porque venían recibiendo el mismo
mercado.
¿PASÓ DE SER UNA MARCA PERSONAL A UNA MARCA CORPORATIVA?
JUDY: Exacto, a hacer una firma igualito que los abogados.
VIVI: Yo tomé un diplomado que Judy dictó en la Universidad Latina hace 11 años, y cuando la oí hablando sobre las relaciones públicas, decoración de eventos, me dije: ‘eso es lo que voy a hacer’. Judy me despertó.
¿CÓMO SE COMPLEMENTAN COMO EMPRESARIAS?
JUDY: Dentro de la organización cada una tiene sus áreas de fortaleza y debilidad. Vivi tiene una fortaleza muy importante que es el dominio de la calma, y eso es bueno para un organizador, una herramienta súper importante, la contención; y es lo que menos tengo yo, pero sí soy súper estructurada.
VIVI: Cada una aporta y balancea, ydefinitivamente con mucha de la estructura
que tenía Judy.
Yo aporté un poquito la estructura que traía de Copa que me forjó, en atención al cliente, donde manejaba los casos de quejas.
¿CÓMO SE ABORDA A UN CLIENTE DIFÍCIL EN LA ORGANIZACIÓN?
VIVI: Con calma, trato de traspasar cierta seguridad, confianza, se me es natural
y fácil poder calmar y tranquilizar a las personas.
DESDE AFUERA PUEDE SUBESTIMARSE LO COMPLEJO DE ORGANIZAR EVENTOS Y PRODUCCIONES EN UN TIEMPO DETERMINADO ¿CÓMO MANEJAN EL FLUJO DE TRABAJO?
JUDY: Es complejo, porque hay que ejecutar una construcción entera en máximo 48 horas y montar todo desde cero con todos los integrantes del equipo que son varios proveedores. Si todo marcha bien es porque tu planeamiento funcionó, los proveedores son súper responsables, no hubo un choque en la carretera, y no pasaron nada de esas cosas que no controlas. Observa lo que es un salón vacío, pero un salón es lo más fácil, no es igual ejecutar un evento en una playa, una ruina o una casa vacía.
A veces solo tenemos 24 horas porque en el lugar hay otra fiesta antes. El salón de un hotel no se puede tener disponible una semana porque hay otros eventos.
¿CÓMO MANEJA LA PLANEACIÓN?
CRISTINA: Minuto a minuto con las reuniones previas, repasando antes con los proveedores cómo va a transcurrir todo. Además, el día del evento juega un papel importante la experiencia y el instinto, a mí me aparece un mensaje en el cerebro de la nada anticipándome algo.
VIVI: Judy dice que soy muy flexible en el tema de los proveedores.
JUDY: Sí, porque yo soy lo opuesto.
VIVI: Siempre fui así, pero he aprendido a ser más directa.
JUDY: Al final el cometido se logra.
¿CUÁNDO INICIARON ESE ABC DE LA ORGANIZACIÓN?
CRISTINA: Mi mamá me enseñó un poco de la perfección de tener todo ordenado, pero también creo en las herramientas de hoy día para organizarse.
VIVI: He aprendido en el camino, he sido más relajada, la parte de organización la he ido perfeccionando con los años. Puedo decir que la estructura que tenemos actualmente en la firma es una gran herramienta para que todo el flujo de nuestros eventos sean muy organizados.
JUDY: Es puro Excel bastante unificado, con carpetas, documentación, la forma como se estructura la atención de cada cliente, y el cómo se lleva a cabo la ejecución. Del 80% al 90%, por no decir el 100% del trabajo lo hacemos en el proceso de planeamiento. Un buen planeamiento hace una buena ejecución con los ojos cerrados. El día de la ejecución es el día que yo llamo, ‘día de ser florero’, estás ahí y todo debe estar como debe ser, porque todo ya fue planeado.
¿TIENEN UN LÍMITE DE BODAS PARA TRABAJAR?
JUDY: Yo solo llevo máximo 10 novias a la vez. No trabajo 2 bodas en un fin de semana a esta altura de mi vida, mis socias no tienen limitantes, pues la firma puede hacer tres bodas el mismo día, porque somos 3 socias, y ya lo hemos hecho.
¿CUÁLES SON ESOS DETALLES INVISIBLES DE LOS QUE DEBEN ESTAR PENDIENTES?
JUDY: Tenemos que estar pendientes hasta si les da catarro, si se enferman. Tenemos botiquín hasta con tafil, anestesia para los pies, para el dolor de estómago, llevamos corbatas, hilo y aguja, tenemos liga por si se les queda, tenemos arras por cualquier cosa, puede ser que las arras que querían llevar eran una reliquia de la tatarabuela y las olvidaron. Tenemos costureras, contamos siempre con fotógrafos personales en todas las bodas (aparte de los contratados por los novios). Tenemos personal con ellos cuando se están vistiendo, para que los cuiden, vigilen, y no se les quede nada.
Son personas que trabajan hace 30 años conmigo, y ahora tenemos personal para que acompañe a los novios, porque estamos teniendo necesidades nuevas: los hombres tienen necesidades que no tenían antes, ahora quieren reunirse con los amigos (previo a la boda), antes solo eran las niñas que se vestían con las amigas y siempre los novios se vestían en su casa, o apartamento, ahora quieren vestirse con sus amigos y quieren saber quién los va a ayudar a ellos, tienen necesidades puntuales: como tener otros zapatos para cambiarse, cambiarse la camisa, usar cierto tipo de colonia. Para nosotras es importante todo el proceso de experiencia del cliente
¿CÓMO ES EL PROCESO CREATIVO?
JUDY: No hay una boda igual a otra, escuchamos al cliente y participamos en el concepto visual donde Crisitina y Vivi tienen fortaleza. Yo me voy más por la palabra del diseñador y participo muy de cerca. En mis inicios, los decoradores no eran como ahora, solo venían y ponían flores en los jarrones, conceptualizar el escenario no era lo de ellos, como yo era hotelera me forjé, atendí mucho a la comunidad judía que sí hacía fiestas temáticas.
¿HACIA DÓNDE VA LA INDUSTRIA?
JUDY: Nuestro mercado es la clientela local en su mayoría, y tenemos clientes que nos contactan desde afuera. En la pandemia aprendí que la gente se quiere casar, quiere hacer su fiesta y preferían esperar para poder hacerla.
CRISTINA: Justo después de la pandemia se dieron opciones de bodas y eventos de conceptos más pequeños, y pensé: ‘será el momento en que la gente quiere eventos que no duren hasta la mil de la madrugada’, pues no fue así.
SU MOMENTO FAVORITO DE LA BODA
JUDY: El momento antes de entrar a la iglesia, cuando la novia está con su papá o la persona que la entrega. Les digo: ‘es el momento de brillar, no te lo pierdas, este momento no va a ocurrir más nunca en tu vida, así que levanta tu cabeza y camina’.
CRISTINA: Me encanta cuando la puerta de la iglesia está cerrada y veo la emoción que tienen la novia y el papá. Le damos tranquilidad. Le digo: ‘estás linda’, busco que se relaje, le doy el ramo, y le vuelvo a hablar, le decimos: ‘sonríe’. A veces tenemos que relajar a los papás.
JUDY: Algo importante es que nunca se corre pase lo que pase, puedes caminar con pasos rápidos, pero nunca correr. Y nunca nos paramos delante de la novia cuando abren la puerta de la iglesia, eso sí lo he visto en otras bodas. Tampoco nunca debes quejarte, ni decir: ‘qué tragedia, cómo he trabajado hoy’, siempre debes estar regia.
¿CUÉNTENOS LOS PERCANCES?
JUDY: En una ocasión la novia no llegaba, y la mamá dijo: ‘capaz que mi marido se fue sin plata en la cartera y no tiene para pagar el corredor’ (que se pagaba así); los celulares estaban apagados, y de repente me contesta el papá y me dice: ‘Judy, tenemos un problema: no quiere ir’. Nos encontramos en una farmacia, le compramos gotas a la novia para los ojos porque no paraba de llorar, y le dije: ‘no, mamita, usted se casa hoy sí o sí’, y le dije: ‘mírame con atención, igual ya estás casada, te casaste por lo civil, igual te tendrías que divorciar, mejor te casas y luego verás’. Aún está felizmente casada con hijos.
CRISTINA: Una vez, un día antes de la boda durante un gran montaje del salón, a un decorador le dio un ataque de epilepsia, convulsionó y lo ayudamos con toda su asistencia para que lo atendieran rápidamente. El salón del hotel tenía un acceso directo a la calle y la novia estaba llegando y tuvimos que desviarla a otra área para nosotros encargarnos.
VIVI: Tenemos un sacerdote que es muy viejito y llegó a la capilla de Buenaventura sin las hostias, y en medio de la linda ceremonia, me acuerdo como si fuera ayer, al momento de la comunión, el padre voltea a verme como si yo fuera el monaguillo, y me decía: ‘las hostias’. Miro a mi asistente y le digo busca pan, mi asistente saltó por la ventana, no sé ni cómo saltó, no sé qué hizo pero en 3 segundos llegó con pan y lo pusimos en una canasta para la comunión. Desde ese día llevó hostias.
¿UNA NOVEDAD EN LAS BODAS?
CRISTINA: Ahora tenemos bodas con ‘damos’ y ‘caballeras’. El novio tenía caballeros acompañándolo y una dama acompañándolo vestida de hombre.
JUDY: Lo que más ha cambiado en los últimos 15 años es la participación de los hombres. Las novias quieren que ellos estén involucrados, estoy viendo padres muy involucrados en la boda de sus hijas que antes también se veía poco. Opinan más sobre el menú. Yo me he reinventado no sé cuántas veces, tuve una época en la que venían la abuela y la mamá pero la novia venía poco y opinaba muy poco, y tampoco la dejaban opinar. Después las abuelas dejaron de venir porque las mamás no las querían tener, pero antes las mamás eran tan jóvenes que venían con su mamá, y la novia era tan joven que venían con mamá y abuela. De repente tuve niñas que no dejaban opinar a la mamá en nada, les decían ‘es mi boda’. Y ahora tengo novios, y tengo consuegras, tengo bodas compartidas, tenemos madrastras, padrastros, van todos a la reunión. Yo los llamo, la familia moderna.
“PARA DEDICARSE A LA ORGANIZACIÓN DE BODAS HAY QUE PONER EN PRÁCTICA CIERTA ‘PSICOLOGÍA”
Hay 2 elementos que son vitales en un servicio de este tipo: transparencia y confianza. Eso no tiene que ver con la parte técnica de ejecutar un evento. Los Live Time Events producen emociones súper intensas en los núcleos familiares, y nosotras no somos psicólogas, por eso se requiere gozar de la confianza del cliente.Hay eventos conformados por muchos proveedores y unas 780 personas trabajando en cada rubro, incluidos artistas, floristas, músicos, cantantes, chefs, fotógrafos, que indirectamente están a cargo de uno. Y cuando en un equipo surge un problema uno debe estar listo para resolver.
¿CÓMO DIRIGIR EN UN LAPSO DE HORAS?
Lo fundamental es tener un equipo que te respalde. Siempre recomendamos a nuestros
clientes, los proveedores que han probado ser cumplidos.
Hacemos sesiones de trabajo previo.
Todo debes solucionarlo tras bastidores, no frente al cliente.
Llevamos una preparación minuto a minuto, y en ese orden, la llegada de cada proveedor, decoración, elementos, mesas… MEJORES TEMPORADAS PARA CASARSE
En verano, pero eso es en el mundo entero, aquí es en enero, febrero, marzo y abril, aunque estés en un salón cerrado con aire acondicionado. Ya el verano está bien apretado, y tenemos varias en el interior, algunas más complejas que otras. Las personas comienzan con algo sencillo y después el nivel de complejidad es grande, en el interior hay que llevar al personal, conseguir el hospedaje… y si el cliente no sabe el número de personas se dispara la complejidad, porque una boda de 300 personas no es lo mismo que una boda de 700 personas, hay que estar trabajando 5 días a sol a rajatabla, con personal las 24 horas.
